El beneficio del multi-tasking es un mito

Hacer. Hacer más y más. Hacer sin parar. Y mientras más cosas a la vez, mejor. Nos vanagloriamos de nuestra capacidad para estar ocupados pero ¿es realmente una fórmula productiva y eficiente? Al parecer, no y el beneficio del multi-tasking es un mito.

De hecho, según diversos estudios, la multitarea disminuye la atención, la productividad y eficiencia, afecta la adecuada gestión del tiempo, e incluso, en ocasiones, impacta negativamente relaciones personales y profesionales.

El mito del Multi-Tasking

Hay múltiples estudios que demuestran que el multi-tasking es, en la mayoría de los casos, un mito.

¿Es posible la multitarea? Si.

Podemos, por ejemplo, caminar y hablar al mismo tiempo. O ver televisión y comer mientras tanto. Combinamos funciones que involucran actividades que hacemos de forma automática, algunas de ellas hábitos.

Pero, responder el email mientras hablamos por teléfono y completamos un Excel en el laptop, entra en una categoría distinta.

Cada una de esas actividades compite por recursos de atención en nuestro cerebro.

Todas ellas son funciones cognitivas que tienen que ver con la habilidad de aprender y recordar información, planear y resolver problemas, concentrarse, entender y emplear el lenguaje, entre otras.

Por otra parte, no debemos olvidar que nuestro cerebro hace lo posible por optimizar procesos para ser eficiente en términos de uso de energía. Algo que no ocurre en el multi-tasking.

Según estudios hechos con escáneres cerebrales, durante el cambio de tareas hay actividad en cuatro áreas principales: la corteza prefrontal, involucrada en cambiar y enfocar la atención y en seleccionar qué tarea hacer y cuándo; el lóbulo parietal posterior, que activa las reglas para cada tarea; la circunvolución del cíngulo anterior, que monitorea los errores y la corteza premotora, que está atenta, anticipando posibles movimientos físicos.

El costo de la multitarea

Lo cierto es que en casos como el del ejemplo anterior no hacemos dos cosas simultáneamente. Vamos y venimos de una cosa a otra. A veces, con tal rapidez que no lo percibimos conscientemente. De ahí, que creamos que hacemos TODO al mismo tiempo.

Cuando practicamos la multitarea:

• El ir y venir de una a otra tarea cuesta una décima de segundo (aproximadamente). Si la persona pasa gran parte de su día en este “formato” multitarea puede costarle hasta el 40% de su productividad.
• Nos toma más tiempo terminar tareas “simultáneas”, que si hiciéramos una a la vez.
• Hay mayor propensión a cometer errores en alguna tarea por no estar enfocando nuestra atención.

6 Claves para enfocarnos

Entonces si el multi-tasking no es productivo o tan siquiera eficiente, ¿qué podemos hacer al respecto?

Algunos tips para enfocarnos y mejorar nuestra capacidad de atención:

#1 – Agrupar tareas por tipo – Por ejemplo: Revisar el email, los mensajes de voz o el hacer llamadas telefónicas. Reduce distracciones, se minimizan los errores y se enfoca la atención en una cosa a la vez.

#2 – Tiempos concentrados – Asociada al Tip #1. Trabajar por bloques de atención plena en una sola tarea. Ayuda desconectar el teléfono y “bajar el volumen” a las posibles distracciones. Es importante que estos bloques de tiempo se establezcan con objetivos realistas en términos de tiempo y energía.

#3 – La regla del 80/20 – Esta regla nos dice que el 20% de lo que hacemos, genera el 80% de la efectividad e impacto. Identificar y trabajar con atención ese 20%, es fundamental en términos de productividad y eficiencia.

#4 – Prioridades. No todo es prioritario. En este punto, es importante recordar que lo urgente no es igual a lo importante. Del mismo modo, hacer lo posible por no establecer más de tres prioridades y sus correspondientes tareas por día, de modo de poder empezar y terminar o en todo caso, avanzar con eficiencia.

#5 – Espacios en blanco – Estar ocupado no es igual que ser productivo. Es importante dejar espacios “en blanco” para que el cerebro descanse, se nutra, y fluya la creatividad. Caminar, meditar, hacer ejercicio, oír música o mirar el paisaje… son algunas opciones. Si no hay tiempo en la agenda, planificarlo -como otras actividades importantes e incluso, prioritarias, es una muy buena opción.

#6 – Auditar, reconocer y aceptar. Para cambiar una conducta primero debemos reconocerla y aceptarla. Si deseamos ser más eficientes y productivos, debemos reconocer los patrones multitarea que deseamos transformar. Auditar nuestra gestión del tiempo y buscar mecanismos para optimizarlo y para balancear nuestra vida, es una herramienta que debemos usar cada tanto.