Dicen que el tiempo por día es el mismo para todos: 24 horas. Para algunas personas es suficiente y a otras, no les alcanza para cumplir con sus tareas y mucho menos, para lograr sus metas. Y es que buena parte del secreto radica en nuestra habilidad para gestionar mejor el tiempo.
“Gestión del tiempo” es un término que se usa con frecuencia -en ámbitos personales y sobre todo, profesionales- pero que como tantas cosas, al definirlo encontramos variaciones.
“Organizarse mejor”, “Exprimir las horas”, “Hacer más cosas en menos tiempo” y “Multiplicar las horas”, son algunas de las definiciones que me han dado los asistentes a los Talleres de Gestión del Tiempo que organizo en NikyCoach.
Hora de hacer preguntas: ¿Has pensado en lo que “gestionar mejor el tiempo significa PARA TI?
Pero, ¿qué es gestión del tiempo?
En el marco de cómo lo entendemos en NikyCoach, es la planificación y el control de cuánto tiempo pasamos en actividades específicas.
En este contexto, una buena gestión del tiempo permite a la persona completar tareas, reducir los niveles de estrés asociados a “todo” lo que uno tiene que hacer y quiere hacer, y abre la puerta al camino para lograr alcanzar aquellas metas y sueños que nos proponemos.
Gestionar el tiempo adecuadamente no permite además, hacer las cosas de manera más eficiente e incluso, incrementar niveles de productividad.
¿Hay una fórmula ÚNICA?
En mi experiencia como Coach, no hay una fórmula para gestionar mejor el tiempo, que aplique a TODAS las personas.
Lograr el balance significa dividir tu tiempo en las proporciones justas para ti”.
Time Management from the inside out
Cada individuo es distinto, porque hay diversos factores -desde personalidad, intereses y hasta biología, pasando por temas como las creencias y la motivación-, que influyen en cómo organizamos nuestro tiempo.
Dicho esto, te propongo 7 tips generales que pueden ayudarte a gestionar mejor tu tiempo y por lo tanto, a alcanzar tus metas a corto, mediano y largo plazo.
#1 – Establecer metas correctamente
Las metas y la gestión del tiempo van de la mano.
Una meta clara te ayuda a saber hacia dónde vas y te permite hacer uso de tu tiempo en función de eso.
Para clarificar metas puedes usar la fórmula de las Metas SMART, específicas, medibles, alcanzables, relevantes y en un tiempo determinado
#2 – Ordena tus prioridades
Urgente e importante, NO son lo mismo.
Aprender a diferenciar, te ayudará a invertir más sabiamente tu tiempo.
Puedes usar estas categorías:
- ES importante y ES urgente. Hazlo YA
- Es importante pero NO es urgente. Decide cuando lo harás
- ES urgente pero NO es importante. Si es posible, delega esta tarea.
- NO es urgente y NO es importante. Puedes dejarlo para después.
# 3 – Establece un límite de tiempo
Así como las metas se establecen en función de un tiempo determinado, también, las tareas.
Esto puede ayudarte a calcular el tiempo que necesitarás, los recursos que debes tener a mano cuando empieces y si tienes claro cómo hacer esa tarea.
Si ya has hecho algo similar, te será más fácil calcular. Si es una actividad nueva, calcula un tiempo extra para posibles imprevistos.
#4 – Haz pausas entre tareas
La capacidad de atención no es igual para todos.
Tampoco, la motivación o el número de tareas por hacer. Considera hacer pausas entre una y otra tarea para refrescarte y gestionar tus niveles de energía.
Las pausas breves -para hidratarte, dar una caminata corta, estirarte, respirar conscientemente- ¡suelen ser grandes aliadas!
#5 – Organízate
Utiliza calendarios y agendas, en papel o digital.
Te ayudarán a organizarte en el corto, mediano y largo plazo.
Podrás establecer metas, sub-metas y tareas para llegar a ellas, mensual, semanal y diariamente.
Si eres del tipo creativo, incluye colores, calcomanías y hasta dibujos. Si te ayuda a “visualizar” mejor tu tiempo disponible y cómo invertirlo, ¡genial!
#6 – Elimina las tareas no esenciales.
En la medida de lo posible, elimina aquellas tareas que no son significativas en tu vida.
Es posible que en esas actividades encuentres el tiempo que deseas para llevar a cabo planes personales o profesionales que te generen bienestar y balance.
También, evalúa que tareas pudieras delegar y/o espaciar, de modo de tener más tiempo para lo que es importante para ti.
#7 – Planifica por adelantado
Te ayudará a improvisar menos y tener un “plan B” si algo no ocurre de acuerdo a lo esperado.
Al final de cada día, organiza la jornada siguiente con tu lista de tareas y el orden en que esperas realizarlas (¡recuerda el punto 2!)
Esto te dará mayor claridad para arrancar tu jornada. Como norma, recuerda que el día tiene 24 horas y que NO se puede TODO, el mismo día.
UNA cosa a la vez…
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