Poner metas es una cosa y que el tiempo alcance para cumplirlas, otra. Por eso hoy quiero compartir contigo 5 tips para planificar y simplificar tus rutinas.
De este tipo de tips, hay muchos. Los que hoy comparto contigo son 5 tips para planificar que uso y que me han ayudado, de forma consistente, a crear jornadas más balanceadas y eficientes. Ojalá, te sean de utilidad.
En mi esfera personal y laboral, planificar, es muy importante.
Tengo que comentarte, si, que no vivo la palabra planificar como algo rígido, sino más bien, como algo que me da libertad.
De hecho, es parte de lo que me permite poder hacer cosas que quiero e incluso, improvisar cuando es necesario, sin que eso cause una disrupción en mi día a día.
Y si algo me gustaría dejarte con esta nota es precisamente ESO: Que consideres la opción de sentir la palabra “planificación”, como un espacio flexible y amable que te “regala” un margen de maniobra y te permite opciones.
Encontrar tiempo en la agenda para una vida que te incluya a ti y a tus proyectos, es parte del concepto de vida en armonía y con calma que ofrece NikyCoach, así que, aquí van esos 5 tips para planificar tus rutinas:
1.Conoce tus prioridades
Uno de los pilares del método enFOCO que uso en NikyCoach, tiene que ver con el autoconocimiento.
Saber cuáles son tus prioridades, es clave.
Qué es importante para ti y por qué.
No tiene que ver con lo que otros esperan de ti, sino con lo que resuena contigo y lo que está alineado con tus valores y con los deseos que tienes para TU vida.
Cuando trabajo con mis Coachees en temas de productividad y establecemos los planes de acción para el año, solemos trabajar con entre 3 y 5 prioridades en las que hay ámbito personal y ámbito profesional.
Algunas, por supuesto, se superponen porque ambos son ámbitos de la vida del ser humano que determina esas prioridades y muchas veces, caminan de la mano.
A la hora de establecer tus prioridades, ten en cuenta que si todo es prioridad, nada es prioridad.
2.Ordena tus prioridades
Aun cuando en tu lista todas sean prioridades, no todas son iguales.
Lístalas por orden de importancia para ti y tu esfera particular.
Esto te ayudará a determinar acciones concretas para que cada una de ellas tenga su espacio, su tiempo y su plan de acción.
También, a entender de manera consciente, a qué dices no para decir sí.
Cómo te impacta esto? En función del uso que haces de tus recursos -tiempo, energía, dinero- que son al final del día, tu activo más preciado.
3.Calcula tiempo entre actividades
Una actividad tras otra, de forma frenética y descontrolada, no te lleva a ser más productiva.
Tampoco, un multitasking que consume tu energía física, mental y emocional.
Cuando planificas bajo esos parámetros se esfuma el espacio para la flexibilidad que puede brindarte calma.
En otras palabras, activas el modo reactivo frente al proactivo.
Por ejemplo, si en tu agenda dice…:
- 10 AM – 11 AM – Oficina – Zoom con cliente potencial
- 11 AM – 12 PM – Dentista
- 12 PM – 1 PM – Almuerzo con socia en Restaurante
….lo más probable es que algo salga mal.
Si entre una y otra cosa no calculas tiempos para prepararte, salir, manejar o usar el transporte público en tu ciudad, etc., es muy posible que llegues tarde a tus citas y aun más, que sientas agobio y estrés.
Esta situación, hora tras hora, te conduce inevitablemente a una agenda en la que al final del día hay aun mucho por hacer. También hay frustración y la sensación de que mañana será un día duro porque tendrás que pasar cosas debieron solucionarse hoy.
Terminar el día con la sensación de objetivos no logrados, de tareas pospuestas y de cosas pendientes no es ni eficiente, ni productivo.
Usa tiempos entre actividades y no seas en extremo optimista. Date un poquito más de margen del que piensas que necesitas. Más aun, si es algo que haces por primera vez, como un nuevo proyecto o una nueva ruta para ir del punto A al punto B.
4.Flexibilidad ante el cambio
Tienes una meta y sabes dónde vas.
Sin embargo, esa meta no está tallada en piedra.
Puedes cambiar. También, el mundo que te rodea (como nos han dejado muy claro en tiempos recientes los vaivenes financieros, naturales y/o pandémicos).
Por eso, por ejemplo, en el tema de las metas me gusta hablar de SMARTER, más que de SMART, en las que la E significa, Evaluación y la R, Reajuste.
Considera reevaluar tus metas y ajustar según se necesite.
Después de todo, dicen que el cambio es lo único seguro en la vida… mejor hacerle un espacio y aceptarlo como parte de la experiencia humana.
5.Deja tiempo para imprevistos
Un poco en la línea de calcular espacios entre actividades y ser flexible, se cuela en estos 5 tips para planificar y simplificar rutinas, el dejar tiempo para imprevistos.
Ocurrirán.
Son parte de la vida.
En este apartado hay dos puntos que me gusta destacar.
El primero, tiene que ver con creer sistemas y procesos. Son herramientas que nos ahorran tiempo y cuando surgen imprevistos, permiten simplificar acciones.
Con ellos en mano habrá espacio para lo URGENTE sin dejar de atender lo IMPORTANTE.
También, dejar espacios en blanco en la agenda.
Si se necesita un tiempo extra, allí está. Si no se necesita, puede decidirse cómo invertirlo, ya sea en algo personal o profesional.
Y es que incluso, no hacer nada, puede ser a veces la mejor opción.
También a eso, hay darle la bienvenida.
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